Répondeur téléphonique IA professionnel : quand la messagerie vocale ne suffit plus

Répondeur téléphonique, messagerie vocale ou répondeur IA : quelle différence

Tous les trois répondent quand vous ne répondez pas. La différence, c’est ce qui se passe ensuite — pour l’appelant et pour vous :

La messagerie vocale coûte le moins et ne vous demande rien, mais elle reporte le travail sur l’appelant et sur le temps — ce que cela coûte est détaillé dans Appels manqués : combien coûtent-ils à une TPE ? Tout ce que fait Cindy comme secrétaire, de la réponse aux appels jusqu’aux appels passés pour vous, est décrit sur sa page Accueil téléphonique IA : Cindy, secrétaire IA.

Ce que fait un répondeur IA au lieu d’enregistrer un message

• Elle accueille l’appelant au nom de votre entreprise et dit qu’elle est l’agent IA qui répond aux appels de l’entreprise. Un client habituel est reconnu à son numéro.
• Elle répond à la question à partir du profil de l’entreprise — votre activité, vos horaires, votre adresse, vos prestations et conditions —, et reprend mot pour mot vos réponses aux questions fréquentes.
• Elle n’annonce que vos propres prix. Si quelque chose ne figure pas dans votre grille, elle dit qu’elle va vérifier et revenir vers l’appelant, plutôt que d’inventer un chiffre.
• Elle réserve sur des créneaux réellement libres : vos horaires, moins les commandes déjà planifiées, moins les plages occupées de votre agenda. Si la journée est pleine, elle propose le créneau le plus proche.
• Elle prend la commande en entier — qui, quoi, quand, où, à quel prix — et l’enregistre avant de raccrocher.
• Elle envoie une confirmation par SMS de ce qui a été convenu, après le « oui » de l’appelant. L’expéditeur est « Weyvox », et le texte commence par le nom de votre entreprise.

Elle parle plus de 40 langues : un appel entrant commence dans la langue du pays de l’appelant, d’après son numéro (ou dans votre langue si le numéro ne l’indique pas), et passe à la sienne dès qu’il en parle une autre. Le déroulé d’un appel, de la première sonnerie à la note, est décrit pas à pas dans Une IA peut-elle répondre au téléphone de mon entreprise à ma place ?

Quand il décroche : en intervention, après la fermeture, ou tout de suite

Activez la « Réponse automatique de l’agent » dans Réglages → Cindy et choisissez combien de temps votre téléphone sonne d’abord chez vous : « Immédiatement », ou 10, 20, 30 ou 40 secondes ; 20 est recommandé. Avec un délai, vous entendez l’appel et pouvez répondre vous-même ; sinon, c’est Cindy qui répond, au lieu d’un bip. Si vous refusez l’appel, elle répond aussitôt, sans attendre le minuteur. Avec « Immédiatement », votre téléphone ne sonne pas du tout.

La réponse automatique fonctionne de la même façon pendant et en dehors de vos horaires : l’appel du soir qui serait autrefois tombé sur le répondeur arrive chez Cindy. Elle répond sur les serveurs de Weyvox, et non sur votre téléphone : cela fonctionne donc même téléphone éteint, en veille ou sans réseau. Chaque délai est décrit dans la documentation (en anglais).

Pas de messagerie à écouter : une note dans le chat

Après chaque appel qu’elle a pris, Cindy écrit une note courte — qui a appelé, ce qu’elle a appris, ce qui a été convenu — dans le chat de ce numéro, dans la langue dans laquelle vous écrivez aux agents (celle de l’application tant que vous ne leur avez pas écrit), quelle que soit la langue de l’appel. Les accords importants, comme une visite réservée, vous sont signalés à part, pour ne pas se perdre dans un long texte.

• La commande est déjà là. Ce que l’appelant a accepté apparaît dans vos commandes avec l’état « Non confirmée », jusqu’à ce que vous la vérifiiez et touchiez « Confirmer » ; Marc peut en faire une facture à partir de vos propres modèles.
• Aucun audio conservé. Weyvox n’enregistre pas le son des appels : la conversation est transcrite pour que Cindy rédige sa note, et après un appel entrant, c’est la note qui reste. Seul le texte d’un appel passé depuis le chat est gardé 24 heures, pour vos questions sur les détails.
• Rien ne se perd. Dans « Résultats », le bloc « Requiert votre attention » liste les appels manqués que personne n’a encore rappelés.

Message de répondeur professionnel : que dire dans l’annonce

Toutes les lignes n’ont pas besoin d’une IA, et beaucoup d’entreprises gardent une annonce enregistrée sur un second numéro ou sur la messagerie vocale de leur opérateur. Si vous en enregistrez une, quelques règles la rendent plus utile :

1. Dites qui l’appelant a joint — le nom de l’entreprise d’abord, pour qu’il sache qu’il a composé le bon numéro.
2. Dites pourquoi personne ne répond et, si c’est utile, vos horaires.
3. Demandez exactement ce qu’il faut pour rappeler : nom, numéro et motif de l’appel.
4. Dites quand vous rappellerez — et faites-le.
5. Restez bref. L’appelant attend de parler, pas d’écouter.

Exemple d’annonce : « Bonjour, vous êtes bien chez Martin Plomberie. Nous ne pouvons pas vous répondre pour le moment, nous sommes en intervention. Laissez votre nom, votre numéro et l’objet de votre appel, nous vous rappelons aujourd’hui avant 18 h. »

Sur un portable professionnel, la même annonce peut être plus courte. Exemple : « Bonjour, Sophie Durand, coiffure à domicile. Je suis avec une cliente : laissez votre nom et votre numéro, je vous rappelle dans l’heure. » Et si votre ligne a un répondeur à choix multiple (« pour un rendez-vous, tapez 1 »), gardez peu d’options, mettez la plus demandée en premier et prévoyez toujours une option pour laisser un message.

Pour un message audio professionnel, enregistrez-le dans un endroit calme, parlez lentement et réécoutez-le avant de l’activer : c’est la première chose que l’appelant entend de votre entreprise.

Avec Cindy, pas d’annonce enregistrée : elle accueille chaque appelant en direct, au nom de votre entreprise, et dit qu’elle est un agent IA.

Garder le numéro que vos clients connaissent

• Un numéro opérateur Weyvox, acheté dans l’application : Réglages → Cindy → « Acheter un numéro ». Certains pays exigent d’abord une vérification de documents ; pendant ce temps, vous pouvez prendre un numéro temporaire pour 200 crédits une seule fois : il fonctionne jusqu’à l’approbation du numéro principal, 25 jours au plus.
• Le numéro que vous avez déjà. Activez chez votre opérateur le renvoi d’appel de votre numéro professionnel vers votre numéro Weyvox, et connectez-le dans l’application (« Connecter un numéro professionnel »). La connexion ne coûte rien ; votre opérateur facture le renvoi à ses propres tarifs, donc un numéro Weyvox du même pays le garde bon marché. Weyvox ne peut pas activer le renvoi à votre place — cela se règle chez votre opérateur —, l’application vous donne donc les instructions.

Pour choisir et acheter une ligne : Numéro virtuel professionnel.

L’appelant sait qu’il parle à une IA

Au début de chaque appel, Cindy dit qu’elle est l’agent IA qui répond aux appels de votre entreprise et que l’appel est enregistré pour une note d’appel — il est transcrit en texte, aucun son n’est conservé. C’est une règle du produit, pas un réglage, et on ne peut pas la désactiver. Dans l’Union européenne, l’article 50 du règlement sur l’intelligence artificielle (AI Act) exige que les personnes sachent qu’elles s’adressent à un système d’IA ; Weyvox applique cette règle à chaque appel, partout ; ce guide décrit notre approche et n’est pas un conseil juridique. Un numéro bloqué sur weyvox.com/optout ne reçoit ni appel ni SMS d’aucun agent, et aucun agent ne répond à ses appels : un appel de ce numéro que la réponse automatique aurait pris est rejeté, et si la réponse automatique est désactivée, il sonne chez vous comme d’habitude. Le cadre juridique est expliqué dans Démarchage téléphonique 2026 et IA : ce qui est légal.

Combien coûte un répondeur IA

Les prix Weyvox sont en crédits : 1 crédit = 0,01 € HT. Les forfaits sont mensuels — Start 25 € HT avec 2 500 crédits, Business 110 € avec 11 000, Professionnel 250 € avec 25 000 —, et le travail de Cindy est prélevé d’abord sur les crédits du forfait, puis sur les crédits achetés.

• Une minute de Cindy en appel : environ 21 crédits — 12,5 pour la voix et la conversation, plus le travail de l’agent —, à quoi s’ajoute la ligne de l’opérateur, qui dépend du pays.
• Un appel jusqu’à 2 min : le simulateur de la page des tarifs compte ≈ 50 crédits — une estimation ; un vrai appel est facturé selon ses minutes et la ligne.
• Une confirmation par SMS : ≈ 8 crédits par segment, selon le pays.
• La ligne : un numéro opérateur a un abonnement mensuel selon le pays et le numéro, affiché avant l’achat ; y connecter votre propre numéro ne coûte rien.

Un mois type. Cindy prend 40 appels auxquels vous n’avez pas pu répondre et envoie 25 confirmations : 40 × ≈ 50 = ≈ 2 000 crédits, plus 25 × ≈ 8 = ≈ 200 — environ 2 200 crédits sur les 2 500 du forfait Start ; il en reste ≈ 300 pour l’abonnement mensuel du numéro et le reste du travail, et au-delà, ce sont les crédits achetés qui paient. Un mois où Cindy n’a répondu à aucun appel ne coûte aucune minute d’agent. Tous les prix à l’unité et la ligne par pays figurent sur la page des tarifs.

Limites honnêtes

• Pas de crédits, pas de réponse. Quand les crédits du forfait et les crédits achetés sont tous deux épuisés, ou sans abonnement actif, Cindy ne décroche pas : l’appel sonne sur votre téléphone comme un appel ordinaire, et l’application vous dit pourquoi.
• Seulement quand c’est activé. Si la réponse automatique est désactivée, ou si Cindy est désactivée, les appels sonnent simplement chez vous.
• Pas une personne. Une réclamation ou une demande inhabituelle a besoin de vous : pendant que Cindy parle, l’appel apparaît dans l’application sous forme de mini-carte — écoutez, reprenez la conversation ou mettez fin à l’appel.
• Seulement vos informations. Prix, horaires et conditions viennent de votre profil, de votre grille et de votre agenda ; avec un profil vide, elle ne peut pas parler au nom de l’entreprise.
• Aucune décision d’argent. Elle ne marque jamais un paiement comme reçu : un paiement n’est enregistré que sur votre parole.
• Pas pour les urgences. Weyvox peut ne pas joindre les services d’urgence ; gardez un autre moyen de les appeler.

Cindy, secrétaire IA — seule ou avec les autres agents

Un répondeur s’arrête là où s’arrête le message. Cindy est la secrétaire IA de Weyvox, et tout ce qu’elle fait, de la réponse aux appels jusqu’aux appels passés pour vous, est sur sa page : Secrétaire IA. Vous pouvez l’utiliser seule et activer les autres agents de Weyvox dans la même application quand vous en avez besoin — un agent désactivé ne coûte rien. Ce qu’ils partagent — un même profil d’entreprise, une même grille de prix et une même liste de clients — fait avancer son travail. Une commande prise par Cindy au téléphone passe à Marc, le gestionnaire IA, pour la facture ; Leo, le coordinateur IA, vous rappelle les choses au bon moment et, avec les forfaits Business et Professionnel, peut prendre en charge un objectif comme « moins d’appels manqués » ; Alice, la responsable marketing IA, reprend dans vos posts les mêmes prix que Cindy donne au téléphone. Cindy appelle aussi pour vous — et si, lors d’un tel appel, elle tombe sur une messagerie vocale, elle ne laisse pas de message et raccroche.

Les questions qu’on nous pose

Écoutez Cindy répondre à la place du bip

Si vous choisissez Cindy à l’inscription, la rencontre avec les agents comprend un appel test sans frais (jusqu’à deux, de 6,5 minutes maximum chacun) : elle appelle votre propre téléphone, vous explique de vive voix comment elle travaillera pour votre entreprise et répond à vos questions — avant même que vous choisissiez un forfait. Weyvox est une application pour iPhone et Android.

Cindy, secrétaire IA · Forfaits et prix · Tous les guides

Essai gratuit à l’inscription : les agents choisis montrent gratuitement, dans des limites fixées, leur travail sur votre propre entreprise ; ensuite, vous choisissez un abonnement.