Як виставити рахунок з AI: один рядок у чаті
Жодних форм. Ви пишете в чат команди так само, як попросили б колегу: «@Марк зроби рахунок для Олени Коваленко за кава-брейк». Марк відповідає — «Готово. Рахунок на 5 500 грн, оплата до 10 жовтня», — а під його повідомленням лежить PDF-картка. Можна й сказати Лео, що потрібно, — він передасть справу; у чаті це видно як «Лео → Марк».
- Клієнт і замовлення. Марк знаходить їх у своїх записах — часто це замовлення, яке Сінді прийняла телефоном, — або перепитує, кому й за що рахунок.
- Ціни — лише з вашого списку «Послуги і ціни». Чого там немає, про те Марк спитає, а не вгадуватиме.
- Ваші реквізити — назва, банківський блок, логотип, підпис, печатка й наступний номер вашої серії — беруться з шаблону рахунку.
- PDF відкривається з картки: перевірте його, а тоді перешліть, роздрукуйте чи збережіть.
- Архів — без вашої участі. Документ сам потрапляє в «Документи», рахунок — ще й до свого замовлення, а якщо в рахунку є строк оплати й гроші не прийшли, ви отримаєте нагадування.
Щоб щось змінити, просто скажіть що. Марк зробить виправлену версію, а стару копію перенесе у «Видалені», де вона чекає 90 днів, перш ніж зникне назавжди.
Що складає Марк: рахунки, акти, договори й пропозиції
Кожен документ приходить у чат справжнім PDF, і їх три види:
- За вашими шаблонами: рахунки, акти виконаних робіт, довідки, звіти й листи. У кожного незмінна структура, а рахунки, акти й довідки нумеруються вашою власною серією.
- Верстає сам Марк: комерційні пропозиції, кошториси, договори, квитанції, прайс-листи та інші документи — під їхнє призначення, з вашими реквізитами, логотипом, підписом і печаткою.
- Не лише папери: презентації, таблиці й діаграми.
Реальних даних він не вигадує. Назву компанії, податковий номер, банківські реквізити, дату чи суму, яких йому не називали, Марк спершу перепитає — одним коротким повідомленням. Документи, картки клієнтів і замовлення зашифровано при передачі й зберіганні, а ще й окремим ключем Weyvox (див. Політику конфіденційності, англійською).
Ваші шаблони, бланки й реквізити
На сторінці Марка в розділі «PDF шаблони» лежить те, з чого складається кожен тип документа: «Рахунок», «Акт виконаних робіт», «Довідка», «Звіт» і «Лист».
- Що в шаблоні: хто видає документ, банківський блок, серія нумерації, хто підписує, ваш логотип, підпис, намальований пальцем, і печатка (PNG або SVG із прозорим тлом), а ще примітка, яка друкується на кожному документі цього типу, — скажімо, формулювання, якого вимагає ваш статус.
- Скажіть Марку один раз. Напишіть у чаті «мій IBAN …» — він сам збереже його в шаблон, і наступний документ уже буде з ним.
- Номери видає застосунок — по порядку; агент їх ніколи не вигадує.
- Кожен шаблон — сам по собі: рахунки й довідки можуть виходити від різних осіб, а реквізити другої сторони йдуть у документ, а не у ваш шаблон.
- «Ваші форми». Якщо ваш бізнес мусить користуватися затвердженим бланком, надішліть Марку файл і попросіть його зберегти. Марк покладе оригінал в архів, один раз відтворить бланк із вашими реквізитами й полями для заповнення, а далі заповнюватиме його сам — питаючи лише те, чого не знає. Використовуйте бланки, на які маєте право.
Усі подробиці — у документації (англійською).
Архів документів: договори, рахунки постачальників і ліцензії
«Документи» на сторінці Марка — більше, ніж тека з тим, що він склав. Усе, що готує Марк, потрапляє туди само, а ще ви можете додати власні папери: договори, рахунки постачальників, податкові й реєстраційні документи, ліцензії.
- Кожен файл Марк читає один раз. Він заповнює тип, контрагента, номер, дату, суму й строк дії, а ви можете перевірити й виправити кожне поле.
- Питайте звичайними словами. Далі про будь-який документ можна спитати, як колегу, — «коли закінчується оренда?», «на яку суму був рахунок цього постачальника?» — замість гортати теку.
- Строки дії під наглядом. Документ із датою завершення — оренда, ліцензія, страховка — приносить нагадування за 30, 7 і 1 день до кінця строку.
- Витрати теж рахуються. Коли ви питаєте, скільки заробили, Марк бере витрати з документів постачальників і податкових документів, тож прибуток спирається на папери в архіві.
- Чутливе лишається закритим. Для такого документа ввімкніть «Не давати агенту читати»: він зберігається й видимий вам, але агенти більше не можуть його знайти чи прочитати.
- Нічого не зникає випадково. Видалений документ 90 днів чекає у «Видалені», звідки його можна відновити або видалити назавжди.
Усі подробиці — у документації (англійською).
Три приклади з життя
ФОП — просто з машини. Роботу закінчено, наступний виклик — на іншому кінці міста. Перш ніж рушити, він пише: «@Марк рахунок за роботу в Коваленків, оплата протягом 14 днів». Марк знаходить замовлення, яке минулого тижня прийняла телефоном Сінді, бере ціни матеріалів і роботи з «Послуги і ціни», ставить наступний номер рахунку, IBAN, логотип і підпис із шаблону — і PDF уже в чаті, лишається переслати. Якщо до строку оплати грошей не буде, він отримає нагадування, а Сінді може подзвонити клієнту й нагадати.
Фрілансер і комерційна пропозиція. Пара питає, скільки коштуватиме зйомка весілля. «@Марк комерційна пропозиція для Олени й Тараса: весілля 14 червня, вісім годин, 300 оброблених фото й альбом». Марк рахує позиції за прайсом; альбому в ньому немає, тож він питає ціну, а не вгадує, — і верстає PDF-пропозицію з реквізитами й логотипом. Коли пара погоджується, Марк записує замовлення з датою, а після весілля рахунок складається з того самого замовлення.
Невелика команда здає роботу. «@Марк акт виконаних робіт за проєктом Бондаренків, договір № 12». Марк бере шаблон «Акт виконаних робіт»: період, договір, на підставі якого виконано роботи, перелік робіт і сума, а поруч — друга колонка для підпису замовника. Рахунок складається з того самого замовлення.
AI CRM для малого бізнесу: клієнти, замовлення й запис
Рахунок точний настільки, наскільки точний запис за ним, тож Марк веде й записи — те, для чого інакше заводять окрему клієнтську базу чи CRM.
- «Профіль бізнесу» — що агенти знають про ваш бізнес: назва, графік, умови, способи оплати. Його веде Лео — з ваших слів або з вашого сайту, ніколи не додаючи вигаданого, — а Марк, як і вся команда, бере з нього потрібне; редагувати його можете й ви самі.
- «Клієнти» — контакти, мітки, нотатка, яку агенти читають перед розмовою з цим клієнтом, його замовлення й дзвінки.
- «Замовлення клієнтів» — з’являються, коли клієнт справді погодився купити чи записатися: позиції з цінами з вашого прайсу, час і адреса. Етапи — нове → в роботі → виконано або скасовано, чи словами вашої справи: Марк може перейменувати етапи й додати до трьох власних полів.
- Запис на вільний час. Перш ніж назвати час, Марк перевіряє ваш графік, уже призначені замовлення й зайнятість у календарі (Google Календар або календарі телефону; зберігається лише час зайнятості, без назв подій) і пропонує тільки справді вільні вікна.
- SMS-підтвердження — клієнту приходить те, про що домовились. Відправник — «Weyvox», а текст починається з назви вашого бізнесу.
- Останнє слово — за вами. Замовлення, яке створив агент, позначене «Не підтверджено», доки ви не перевірите його й не натиснете «Підтвердити».
Коли Сінді відповідає на дзвінок і людина записується, замовлення вже є в списку — і чекає рахунку від Марка, щойно роботу буде виконано.
Оплати й борги: хто скільки винен
- У кожного замовлення є стан оплати — не оплачено, частково чи оплачено, з отриманою сумою й способом, — окремо від етапу. Виконане, але не оплачене замовлення лишається на виду як борг.
- Питайте звичайними словами: «хто мені винен?», «скільки я заробив цього місяця порівняно з минулим?». Марк відповідає з ваших замовлень і документів: виручка, борги, витрати за документами постачальників і податковими документами та що лишається прибутком.
- Строки оплати під наглядом. Коли настає строк оплати рахунку, а замовлення досі не оплачене, ви отримуєте нагадування, і рахунок з’являється в «Результатах» у блоці «Потребує вашої уваги».
- Вкладка «Результати» показує виручку, «Виставлено» й «Не сплачено» — скільки клієнти винні вам зараз за всіма замовленнями; натисніть, щоб побачити несплачені замовлення. А щопонеділка в системний чат приходить список боржників.
- Банківська виписка. Надішліть її — Марк зіставить суми з несплаченими замовленнями й запропонує, що позначити оплаченим, а позначить після вашого «так».
- Оплату позначає лише з ваших слів — ніколи не з того, що роботу виконано, рахунок виставлено чи клієнт сказав, що заплатив: «@Лео Олена оплатила. Познач рахунок і надішли їй SMS-подяку».
Хочете, щоб «Не сплачено» меншало? Сінді може подзвонити клієнту щодо простроченого рахунку, а на планах «Бізнес» і «Професіонал» це можна зробити ціллю: «борг» — один із показників, до яких Лео веде команду, і рахує його сам Weyvox з ваших замовлень.
Самостійність: питати чи діяти самому
У кожного агента на його сторінці є перемикач «Самостійність». Для Марка він вирішує, чи чекати вашого «так»:
- Вимкнено. Перед записом на час, зміною замовлення, SMS клієнту чи виставленням рахунку, акта або договору Марк показує, що збирається зробити, і чекає вашого «так».
- Увімкнено. Марк сам веде клієнтів, замовлення й документи — записує на вільний час, оновлює замовлення, надсилає SMS-підтвердження, готує рахунки, акти й договори — і одним рядком каже, що зробив.
Хоч би що показував перемикач, оплату Марк позначає лише тоді, коли ви скажете, що гроші прийшли.
«Самостійність» входить у плани «Бізнес» і «Професіонал». На «Старті» перемикач видно, але він вимкнений, із замком, тож Марк завжди показує, що збирається зробити, і чекає вашого «так».
Вручну, шаблони, програма для рахунків, бухгалтер чи AI: порівняння
Рахунки й пропозиції в малому бізнесі зазвичай роблять одним із чотирьох способів, і в кожного своє місце:
| Спосіб | У чому сильний | Де слабкий |
|---|---|---|
| Вручну — паперовий бланк або документ, щоразу набраний наново | Нічого не треба вчити чи налаштовувати | Повільно; нумерація, суми й дати — на вас; легко загубити, хто вже заплатив |
| Шаблони в таблиці чи текстовому редакторі | Гнучко й недорого; ваш власний вигляд | Помилки копіювання; нумерацію й список боргів ведете самі; ніхто не нагадає про прострочений рахунок |
| Програма для рахунків | Структуровані рахунки, нумерація, облік оплат; деякі є сертифікованими платформами електронних рахунків або підключаються до них | Кожен рахунок усе одно вводите самі; зазвичай окремо від дзвінків, запису й клієнтів |
| Бухгалтер | Професійне судження: облік, податки й вимоги закону | Оплата його часу; поруч не тоді, коли ви щойно закінчили роботу |
| Марк у Weyvox | Один рядок у чаті; документ — із замовлення й вашого прайсу, номер — від застосунку, архів і облік боргу — самі; та сама команда бере дзвінки й запис | Чернетки, які ви перевіряєте перед відправленням; без податкових і бухгалтерських порад; не сертифікована платформа електронних рахунків; оплата за використання |
Вони добре поєднуються: Марк — для щоденних паперів, бухгалтер — для обліку й податків, а сертифікована платформа — там, де її вимагає закон.
Скільки коштує рахунок з AI
Ціни Weyvox — у кредитах: 1 кредит = 0,01 € без ПДВ. Робота Марка оплачується так само, як робота кожного агента: за обсягом тексту, який агент читає й пише, — 500 кредитів за мільйон токенів на вході, 2 500 — на виході. Симулятор витрат на сторінці тарифів рахує середній документ — рахунок, акт, договір чи звіт — приблизно в 40 кредитів, а SMS клієнту коштує близько 8 кредитів за сегмент залежно від країни.
Приклад. Двадцять рахунків і двадцять SMS-підтверджень на місяць: 20 × 40 = 800 кредитів плюс 20 × 8 = 160 кредитів — разом близько 960 кредитів. Це вкладається в 2 500 щомісячних кредитів плану «Старт» (25 € на місяць без ПДВ) і лишає близько 1 540 кредитів на решту роботи команди. «Бізнес» (110 € без ПДВ) дає 11 000 кредитів на місяць, «Професіонал» (250 € без ПДВ) — 25 000.
Спершу витрачаються кредити плану, потім докуплені кредити. Документи займають місце у сховищі: 5 ГБ включено. Кожне списання видно в «Баланс та використання», а всі ціни за одиницю — на сторінці тарифів.
Чого Марк не зробить
- Не дає юридичних, податкових чи бухгалтерських порад. Його документи — чернетки на ваше замовлення, складені з того, що ви сказали, і з ваших шаблонів; Weyvox не перевіряє їх на відповідність правилам виставлення рахунків чи податковим правилам будь-якої країни. Перевіряйте кожен документ перед відправленням — суми, дати, реквізити обох сторін і все, чого вимагає ваша країна. Надісланий документ — ваш.
- Не є платформою електронних рахунків. Weyvox не є сертифікованою платформою електронного виставлення рахунків і нічого не надсилає до податкової — ні рахунків, ні звітності. У Франції, наприклад, реформа електронних рахунків поетапно переводить рахунки між компаніями (B2B) на сертифіковані платформи. Якщо закон вимагає виставляти чи отримувати рахунки через певну платформу або систему — користуйтеся нею.
- Не підписує й не засвідчує. Підпис і печатка на PDF — це зображення, які ви додали в шаблон. Документ видаєте ви: Weyvox документів не видає, не підписує й не засвідчує.
- Не вигадує цифр. Жодних вигаданих цін, дат, реквізитів чи номерів документів: чого йому не сказали, те він перепитає.
- Не позначає оплату сам. Лише з ваших слів — і «я вже заплатив» від клієнта на дзвінку не рахується.
- Не веде бухгалтерію й не подає звітність. Виручка, витрати й прибуток — цифри, які допомагають вам вести справу; бухгалтерія, декларації й податкові поради лишаються за вами й вашим бухгалтером.
Точні умови — у розділі 13 Умов використання (англійською).
Марк та інші агенти
Марк — AI-менеджер у Weyvox. Профіль бізнесу, прайс і список клієнтів у нього спільні з іншими агентами, і вони передають роботу одне одному. Тому рахунок рідко буває початком історії: Сінді, AI-секретар, приймає запис телефоном і вносить замовлення, Марк згодом робить із нього рахунок, а на планах «Бізнес» і «Професіонал» Лео, AI-координатор, може вести «зібрати борги клієнтів» як ціль для агентів.
Ще довідники: Сінді — AI-секретар · ШІ, який дзвонить за вас · Аліса — AI-маркетолог · ШІ для бізнесу · застосунок для ФОП · віртуальний номер для бізнесу.
Часті запитання
Як швидко виставити рахунок клієнту, якщо ви ФОП?
Написати один рядок у чат Weyvox, наприклад «@Марк зроби рахунок для Олени Коваленко за кава-брейк». Марк, AI-менеджер, візьме ціни з вашого прайсу, а реквізити, логотип, підпис і наступний номер — із шаблону, і покладе в чат готовий PDF, який ви перевіряєте й пересилаєте клієнту. Рахунок сам потрапляє в «Документи» й до свого замовлення.
Чи може ШІ складати акти, договори й комерційні пропозиції?
Так. У Weyvox Марк складає акти виконаних робіт, довідки, звіти й листи за вашими шаблонами, а договори, комерційні пропозиції, кошториси, квитанції й прайс-листи верстає сам — з вашими реквізитами. Суми, дати чи реквізити, яких йому не називали, він спершу перепитає, а не вигадає.
Чи будуть у рахунку мої реквізити й моя нумерація?
Так. У «PDF шаблони» на сторінці Марка зберігаються ваші дані для кожного типу документа: хто видає, банківський блок, серія нумерації, хто підписує, логотип, підпис і печатка. Номери видає застосунок Weyvox по порядку — агент їх не вигадує, — а реквізити досить один раз назвати Марку в чаті.
Чи може ШІ зберігати й читати мої власні документи — договори, рахунки постачальників?
Так. Додайте в «Документи» договори, рахунки постачальників, податкові й реєстраційні документи чи ліцензії — Марк прочитає кожен файл один раз і заповнить тип, контрагента, номер, дату, суму й строк дії, які ви можете перевірити. Далі про будь-який документ можна питати звичайними словами, а оренда, ліцензія чи страховка принесе нагадування за 30, 7 і 1 день до кінця строку. Чутливий документ можна закрити від агентів перемикачем «Не давати агенту читати».
Чи має рахунок, складений ШІ, юридичну силу?
Це залежить від правил вашої країни й від того, що в документі, тому Weyvox готує чернетки, які ви перевіряєте й надсилаєте самі; це не юридична, податкова чи бухгалтерська порада. Weyvox не є сертифікованою платформою електронних рахунків і нічого не надсилає до податкової. Якщо закон вимагає виставляти рахунки через таку платформу (у Франції реформа електронних рахунків поетапно запроваджує це для рахунків між компаніями), користуйтеся нею.
Чи може ШІ вести клієнтів, замовлення й борги, як CRM?
Так. У Weyvox Марк веде картки клієнтів, замовлення з етапами, послуги й ціни та запис на вільний час, а в кожного замовлення є стан оплати. На питання «хто мені винен?» ви отримаєте список боржників, прострочений рахунок принесе нагадування, а вкладка «Результати» покаже «Не сплачено» — борг на зараз. Оплату Марк позначає лише з ваших слів.
Чи діятиме Марк без мого дозволу?
Лише якщо ви це дозволили. З вимкненою «Самостійністю» Марк перед записом, зміною замовлення, SMS клієнту чи виставленням рахунку показує, що збирається зробити, і чекає вашого «так»; з увімкненою (плани «Бізнес» і «Професіонал») — робить цю рутину сам і коротко звітує. За будь-якого положення перемикача оплату він позначає лише з ваших слів.
Скільки коштує рахунок, складений зі ШІ?
Робота агентів у Weyvox оплачується за обсягом тексту; симулятор витрат рахує середній документ приблизно в 40 кредитів (1 кредит = 0,01 € без ПДВ), а SMS-підтвердження — близько 8 кредитів за сегмент. Плани — від 25 € на місяць без ПДВ із 2 500 щомісячними кредитами на роботу агентів; спершу витрачаються кредити плану, потім докуплені кредити.
Чи замінить ШІ бухгалтера чи програму для рахунків?
Не повністю. Марк бере на себе щоденні папери — рахунки, акти, пропозиції, замовлення й борги — з одного чату, але не дає податкових і бухгалтерських порад, не подає звітність і не є сертифікованою платформою електронних рахунків. Розумний розподіл: Марк — для паперів, бухгалтер — для обліку й податків, а сертифікована платформа — там, де її вимагає закон.
Доручіть Марку наступний рахунок
Найпростіше побачити Марка в роботі — на знайомстві одразу після реєстрації: якщо візьмете Марка в команду, він складе документ під вашу задачу — це нічого не коштує й відбувається ще до того, як ви оберете план. Weyvox — застосунок для iPhone та Android.
Марк — AI-менеджер · Усі довідники
Безкоштовний пробний період — реєстрація: обрані агенти безкоштовно, у встановлених межах, показують свою роботу на прикладі вашого бізнесу; після цього ви обираєте план.
