Как ИИ делает счёт: одна фраза в чате
Никаких форм. Вы пишете в чат команды так же, как попросили бы коллегу: «@Марк сделай счёт для Елены Соколовой за выезд и услугу». Марк отвечает — «Готово. Счёт на 180,00 EUR, оплата до 10 октября», — а под его сообщением лежит PDF-карточка. Можно и сказать Лео, что нужно, — он передаст дело; в чате это видно как «Лео → Марк».
- Клиент и заказ. Марк находит их в своих записях — часто это заказ, который Синди приняла по телефону, — или переспрашивает, кому и за что счёт.
- Цены — только из вашего списка «Услуги и цены». Чего там нет, о том Марк спросит, а не будет угадывать.
- Ваши реквизиты — название, банковский блок, логотип, подпись, печать и следующий номер вашей серии — берутся из шаблона счёта.
- PDF открывается из карточки: проверьте его, а потом перешлите, распечатайте или сохраните.
- Архив — без вашего участия. Документ сам попадает в «Документы», счёт — ещё и в свой заказ, а если в счёте есть срок оплаты и деньги не пришли, вы получите напоминание.
Чтобы что-то изменить, просто скажите что. Марк сделает исправленную версию, а старую копию перенесёт в «Удалённые», где она ждёт 90 дней, прежде чем исчезнуть насовсем.
Что составляет Марк
Каждый документ приходит в чат настоящим PDF, и их три вида:
- По вашим шаблонам: счета, акты выполненных работ, справки, отчёты и письма. У каждого неизменная структура, а счета, акты и справки нумеруются вашей собственной серией.
- Верстает сам Марк: коммерческие предложения, сметы, договоры, квитанции, прайс-листы и другие документы — под их назначение, с вашими реквизитами, логотипом, подписью и печатью.
- Не только бумаги: презентации, таблицы и диаграммы.
Реальных данных он не выдумывает. Название компании, налоговый номер, банковские реквизиты, дату или сумму, которых ему не называли, Марк сначала переспросит — одним коротким сообщением. Документы, карточки клиентов и заказы зашифрованы при передаче и хранении, а ещё и отдельным ключом Weyvox (см. Политику конфиденциальности, на английском).
Ваши шаблоны, бланки и реквизиты
На странице Марка в разделе «PDF шаблоны» лежит то, из чего собирается каждый тип документа: «Счёт», «Акт выполненных работ», «Справка», «Отчёт» и «Письмо».
- Что в шаблоне: кто выдаёт документ, банковский блок, серия нумерации, кто подписывает, ваш логотип, подпись, нарисованная пальцем, и печать (PNG или SVG с прозрачным фоном), а ещё примечание, которое печатается на каждом документе этого типа, — скажем, формулировка, которой требует ваш статус.
- Скажите Марку один раз. Напишите в чате «мой IBAN …» — он сам сохранит его в шаблон, и следующий документ уже будет с ним.
- Номера выдаёт приложение — по порядку; агент их никогда не выдумывает.
- Каждый шаблон — сам по себе: счета и справки могут выходить от разных лиц, а реквизиты другой стороны идут в документ, а не в ваш шаблон.
- «Ваши формы». Если ваш бизнес обязан пользоваться утверждённым бланком, отправьте Марку файл и попросите его сохранить. Марк положит оригинал в архив, один раз воспроизведёт бланк с вашими реквизитами и полями для заполнения, а дальше будет заполнять его сам — спрашивая только то, чего не знает. Используйте бланки, на которые у вас есть права.
Все подробности — в документации (на английском).
Нейросеть для документов бизнеса: архив договоров, счетов поставщиков и лицензий
«Документы» на странице Марка — больше, чем папка с тем, что он составил. Всё, что готовит Марк, попадает туда само, а ещё вы можете добавить свои бумаги: договоры, счета поставщиков, налоговые и регистрационные документы, лицензии.
- Каждый файл Марк читает один раз. Он заполняет тип, контрагента, номер, дату, сумму и срок действия, а вы можете проверить и исправить каждое поле.
- Спрашивайте обычными словами. Дальше о любом документе можно спросить, как коллегу, — «когда заканчивается аренда?», «на какую сумму был счёт этого поставщика?» — вместо того чтобы листать папку.
- Сроки действия под присмотром. Документ с датой окончания — аренда, лицензия, страховка — приносит напоминания за 30, 7 и 1 день до конца срока.
- Расходы тоже считаются. Когда вы спрашиваете, сколько заработали, Марк берёт расходы из документов поставщиков и налоговых документов, так что прибыль опирается на бумаги в архиве.
- Чувствительное остаётся закрытым. Для такого документа включите «Не давать агенту читать»: он хранится и виден вам, но агенты больше не могут его найти или прочитать.
- Ничего не пропадает случайно. Удалённый документ 90 дней ждёт в «Удалённые», откуда его можно восстановить или удалить насовсем.
Все подробности — в документации (на английском).
Три примера из жизни
ИП — прямо из машины. Работа закончена, следующий вызов — на другом конце города. Прежде чем ехать, он пишет: «@Марк счёт за работу у Ивановых, оплата в течение 14 дней». Марк находит заказ, который на прошлой неделе приняла по телефону Синди, берёт цены материалов и работы из «Услуги и цены», ставит следующий номер счёта, IBAN, логотип и подпись из шаблона — и PDF уже в чате, осталось переслать. Если к сроку оплаты денег не будет, он получит напоминание, а Синди может позвонить клиенту и напомнить.
Фрилансер и коммерческое предложение. Пара спрашивает, сколько будет стоить съёмка свадьбы. «@Марк коммерческое предложение для Анны и Дмитрия: свадьба 14 июня, восемь часов, 300 обработанных фото и альбом». Марк считает позиции по прайсу; альбома в нём нет, поэтому он спрашивает цену, а не угадывает, — и верстает PDF-предложение с реквизитами и логотипом. Когда пара соглашается, Марк записывает заказ с датой, а после свадьбы счёт составляется из того же заказа.
Небольшая команда сдаёт работу. «@Марк акт выполненных работ по проекту Петровых, договор № 12». Марк берёт шаблон «Акт выполненных работ»: период, договор, на основании которого выполнены работы, перечень работ и сумма, а рядом — вторая колонка для подписи заказчика. Счёт составляется из того же заказа.
Клиенты, заказы и запись — вместо отдельной CRM для малого бизнеса
Счёт точен настолько, насколько точна запись за ним, поэтому Марк ведёт и записи — то, для чего иначе заводят отдельную клиентскую базу или CRM.
- «Профиль бизнеса» — что агенты знают о вашем бизнесе: название, график, условия, способы оплаты. Его ведёт Лео — с ваших слов или с вашего сайта, ничего не выдумывая: заполняет при регистрации и дальше поддерживает в актуальном состоянии. Марк берёт из него нужное, а править его можете и вы сами.
- «Клиенты» — контакты, метки, заметка, которую агенты читают перед разговором с этим клиентом, его заказы и звонки.
- «Заказы клиентов» — появляются, когда клиент действительно согласился купить или записаться: позиции с ценами из вашего прайса, время и адрес. Этапы — новый → в работе → выполнен или отменён, либо словами вашего дела: Марк может переименовать этапы и добавить до трёх собственных полей.
- Запись на свободное время. Прежде чем назвать время, Марк проверяет ваш график, уже назначенные заказы и занятость в календаре (Google Календарь или календари телефона; хранится только время занятости, без названий событий) и предлагает только действительно свободные окна.
- SMS-подтверждения — клиенту приходит то, о чём договорились. Отправитель — «Weyvox», а текст начинается с названия вашего бизнеса.
- Последнее слово — за вами. Заказ, который создал агент, помечен «Не подтверждён», пока вы не проверите его и не нажмёте «Подтвердить».
Когда Синди отвечает на звонок и человек записывается, заказ уже есть в списке — и ждёт счёта от Марка, как только работа будет сделана.
Оплаты и долги: кто сколько должен
- У каждого заказа есть статус оплаты — не оплачено, частично или оплачено, с полученной суммой и способом, — отдельно от этапа. Выполненный, но не оплаченный заказ остаётся на виду как долг.
- Спрашивайте обычными словами: «кто мне должен?», «сколько я заработал в этом месяце по сравнению с прошлым?». Марк отвечает по вашим заказам и документам: выручка, долги, расходы по документам поставщиков и налоговым документам и что остаётся прибылью.
- Сроки оплаты под присмотром. Когда наступает срок оплаты счёта, а заказ всё ещё не оплачен, вы получаете напоминание, и счёт появляется в «Результатах» в блоке «Требует вашего внимания».
- Вкладка «Результаты» показывает выручку, «Выставлено» и «Не оплачено» — сколько клиенты должны вам сейчас по всем заказам; нажмите, чтобы увидеть неоплаченные заказы. А каждый понедельник в системный чат приходит список должников.
- Банковская выписка. Отправьте её — Марк сопоставит суммы с неоплаченными заказами и предложит, что отметить оплаченным, а отметит после вашего «да».
- Оплату отмечает только с ваших слов — никогда не из того, что работа выполнена, счёт выставлен или клиент сказал, что заплатил: «@Лео Елена оплатила. Отметь счёт и отправь ей SMS с благодарностью».
Хотите, чтобы «Не оплачено» уменьшалось? Синди может позвонить клиенту насчёт просроченного счёта, а на планах «Бизнес» и «Профессионал» это можно сделать целью: «долг» — один из показателей, к которым Лео ведёт команду, и считает его сам Weyvox по вашим заказам.
Самостоятельность: спрашивать или действовать самому
У каждого агента на его странице есть переключатель «Самостоятельность». Для Марка он решает, ждать ли вашего «да»:
- Выключено. Перед записью на время, изменением заказа, SMS клиенту или выставлением счёта, акта или договора Марк показывает, что собирается сделать, и ждёт вашего «да».
- Включено. Марк сам ведёт клиентов, заказы и документы — записывает на свободное время, обновляет заказы, отправляет SMS-подтверждения, готовит счета, акты и договоры — и одной строкой говорит, что сделал.
Что бы ни показывал переключатель, оплату Марк отмечает только тогда, когда вы скажете, что деньги пришли.
«Самостоятельность» входит в планы «Бизнес» и «Профессионал». На «Старте» переключатель виден, но выключен, с замком, поэтому Марк всегда показывает, что собирается сделать, и ждёт вашего «да».
Программа для выставления счетов, бухгалтер или ИИ: сравнение
Счета и предложения в малом бизнесе обычно делают одним из четырёх способов, и у каждого своё место:
| Способ | В чём силён | Где слаб |
|---|---|---|
| Вручную — бумажный бланк или документ, каждый раз набранный заново | Ничего не нужно изучать и настраивать | Медленно; нумерация, суммы и даты — на вас; легко упустить, кто уже заплатил |
| Шаблоны в таблице или текстовом редакторе | Гибко и недорого; ваш собственный вид | Ошибки копирования; нумерацию и список долгов ведёте сами; никто не напомнит о просроченном счёте |
| Программа для счетов | Структурированные счета, нумерация, учёт оплат; некоторые являются сертифицированными платформами электронных счетов или подключаются к ним | Каждый счёт всё равно вводите сами; обычно отдельно от звонков, записи и клиентов |
| Бухгалтер | Профессиональное суждение: учёт, налоги и требования закона | Оплата его времени; рядом не в тот момент, когда вы только закончили работу |
| Марк в Weyvox | Одна фраза в чате; документ — из заказа и вашего прайса, номер — от приложения, архив и учёт долга — сами; та же команда принимает звонки и запись | Черновики, которые вы проверяете перед отправкой; без налоговых и бухгалтерских советов; не сертифицированная платформа электронных счетов; оплата за использование |
Они хорошо сочетаются: Марк — для ежедневных бумаг, бухгалтер — для учёта и налогов, а сертифицированная платформа — там, где её требует закон.
Сколько стоит
Цены Weyvox — в кредитах: 1 кредит = 0,01 € без НДС. Работа Марка оплачивается так же, как работа каждого агента: по объёму текста, который агент читает и пишет, — 500 кредитов за миллион токенов на входе, 2 500 — на выходе. Симулятор расходов на странице тарифов считает средний документ — счёт, акт, договор или отчёт — примерно в 40 кредитов, а SMS клиенту стоит около 8 кредитов за сегмент в зависимости от страны.
Пример. Двадцать счетов и двадцать SMS-подтверждений в месяц: 20 × 40 = 800 кредитов плюс 20 × 8 = 160 кредитов — всего около 960 кредитов. Это укладывается в 2 500 ежемесячных кредитов плана «Старт» (25 € в месяц без НДС) и оставляет около 1 540 кредитов на остальную работу команды. «Бизнес» (110 € без НДС) даёт 11 000 кредитов в месяц, «Профессионал» (250 € без НДС) — 25 000.
Сначала тратятся кредиты плана, потом купленные кредиты. Документы занимают место в хранилище: 5 ГБ включено. Каждое списание видно в «Баланс и использование», а все цены за единицу — на странице тарифов.
Чего Марк не сделает
- Не даёт юридических, налоговых или бухгалтерских советов. Его документы — черновики по вашему заказу, составленные из того, что вы сказали, и из ваших шаблонов; Weyvox не проверяет их на соответствие правилам выставления счетов или налоговым правилам какой-либо страны. Проверяйте каждый документ перед отправкой — суммы, даты, реквизиты обеих сторон и всё, чего требует ваша страна. Отправленный документ — ваш.
- Не является платформой электронных счетов. Weyvox не сертифицированная платформа электронного выставления счетов и ничего не передаёт в налоговую — ни счетов, ни отчётности. Во Франции, например, реформа электронных счетов поэтапно переводит счета между компаниями (B2B) на сертифицированные платформы. Если закон требует выставлять или получать счета через определённую платформу или систему, пользуйтесь ею.
- Не подписывает и не заверяет. Подпись и печать на PDF — это изображения, которые вы добавили в шаблон. Документ выдаёте вы: Weyvox документы не выдаёт, не подписывает и не заверяет.
- Не выдумывает цифр. Никаких выдуманных цен, дат, реквизитов или номеров документов: чего ему не сказали, то он переспросит.
- Не отмечает оплату сам. Только с ваших слов — и «я уже заплатил» от клиента по телефону не считается.
- Не ведёт бухгалтерию и не сдаёт отчётность. Выручка, расходы и прибыль — цифры, которые помогают вам вести дело; бухгалтерия, декларации и налоговые советы остаются за вами и вашим бухгалтером.
Точные условия — в разделе 13 Условий использования (на английском).
Марк и другие агенты
Марк — AI-менеджер в Weyvox. Профиль бизнеса, прайс и список клиентов у него общие с другими агентами, и они передают работу друг другу. Поэтому счёт редко бывает началом истории: Синди, AI-секретарь, принимает запись по телефону и вносит заказ, Марк потом делает из него счёт, а на планах «Бизнес» и «Профессионал» Лео, AI-координатор, может вести «собрать долги клиентов» как цель для агентов.
Ещё справочники: Синди — AI-секретарь · ИИ для звонков · Алиса — AI-маркетолог · ИИ для бизнеса: команда AI-агентов · Приложение для самозанятых и ИП.
Частые вопросы
Как сделать счёт клиенту с помощью ИИ?
Написать одну фразу в чат Weyvox, например «@Марк сделай счёт для Елены Соколовой за выезд и услугу». Марк, AI-менеджер, возьмёт цены из вашего прайса, а реквизиты, логотип, подпись и следующий номер — из шаблона, и положит в чат готовый PDF, который вы проверяете и пересылаете клиенту. Счёт сам попадает в «Документы» и в свой заказ.
Может ли нейросеть составлять акты, договоры и коммерческие предложения?
Да. В Weyvox Марк составляет акты выполненных работ, справки, отчёты и письма по вашим шаблонам, а договоры, коммерческие предложения, сметы, квитанции и прайс-листы верстает сам — с вашими реквизитами. Суммы, даты или реквизиты, которых ему не называли, он сначала переспросит, а не выдумает.
Будут ли в счёте мои реквизиты и моя нумерация?
Да. В «PDF шаблоны» на странице Марка хранятся ваши данные для каждого типа документа: кто выдаёт, банковский блок, серия нумерации, кто подписывает, логотип, подпись и печать. Номера выдаёт приложение Weyvox по порядку — агент их не выдумывает, — а реквизиты достаточно один раз назвать Марку в чате.
Может ли нейросеть хранить и читать мои собственные документы — договоры, счета поставщиков?
Да. Добавьте в «Документы» договоры, счета поставщиков, налоговые и регистрационные документы или лицензии — Марк прочитает каждый файл один раз и заполнит тип, контрагента, номер, дату, сумму и срок действия, которые вы можете проверить. Дальше о любом документе можно спрашивать обычными словами, а аренда, лицензия или страховка принесёт напоминания за 30, 7 и 1 день до конца срока. Чувствительный документ можно закрыть от агентов переключателем «Не давать агенту читать».
Имеет ли счёт, составленный ИИ, юридическую силу?
Это зависит от правил вашей страны и от того, что в документе, поэтому Weyvox готовит черновики, которые вы проверяете и отправляете сами; это не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Weyvox не является сертифицированной платформой электронных счетов и ничего не передаёт в налоговую. Если закон требует выставлять счета через такую платформу (во Франции реформа электронных счетов поэтапно вводит это для счетов между компаниями), пользуйтесь ею.
Может ли ИИ вести клиентов, заказы и долги, как CRM?
Да. В Weyvox Марк ведёт карточки клиентов, заказы с этапами, услуги и цены и запись на свободное время, а у каждого заказа есть статус оплаты. На вопрос «кто мне должен?» вы получите список должников, просроченный счёт принесёт напоминание, а вкладка «Результаты» покажет «Не оплачено» — текущий долг. Оплату Марк отмечает только с ваших слов.
Будет ли Марк действовать без моего разрешения?
Только если вы это разрешили. С выключенной «Самостоятельностью» Марк перед записью, изменением заказа, SMS клиенту или выставлением счёта показывает, что собирается сделать, и ждёт вашего «да»; с включённой (планы «Бизнес» и «Профессионал») — делает эту рутину сам и коротко отчитывается. При любом положении переключателя оплату он отмечает только с ваших слов.
Сколько стоит счёт, составленный ИИ?
Работа агентов в Weyvox оплачивается по объёму текста; симулятор расходов считает средний документ примерно в 40 кредитов (1 кредит = 0,01 € без НДС), а SMS-подтверждение — около 8 кредитов за сегмент. Планы — от 25 € в месяц без НДС с 2 500 ежемесячными кредитами на работу агентов; сначала тратятся кредиты плана, потом купленные кредиты.
Заменит ли ИИ бухгалтера или программу для счетов и актов?
Не полностью. Марк берёт на себя ежедневные бумаги — счета, акты, предложения, заказы и долги — из одного чата, но не даёт налоговых и бухгалтерских советов, не сдаёт отчётность и не является сертифицированной платформой электронных счетов. Разумное разделение: Марк — для бумаг, бухгалтер — для учёта и налогов, а сертифицированная платформа — там, где её требует закон.
Поручите Марку следующий счёт
Проще всего увидеть Марка в деле на знакомстве сразу после регистрации: если возьмёте Марка в команду, он подготовит документ под вашу задачу — без оплаты и ещё до того, как вы выберете план. Weyvox — приложение для iPhone и Android.
Марк — AI-менеджер · Все справочники
Бесплатный пробный период — регистрация: выбранные агенты бесплатно, в установленных лимитах, показывают свою работу на примере вашего бизнеса; после этого вы выбираете план.
